Meerdere medewerkers uitnodigen via CSV

Voor grotere organisaties is medewerkers één-voor-één uitnodigen veel werk. Met de bulk-upload stuur je tot 500 uitnodigingen in één keer — en hun handtekening is meteen voorgevuld met hun naam, functie en contactgegevens.

Hoe het werkt

1. Ga naar Organisatie → kies organisatie → Uitnodigen.
2. Klik rechtsboven op Bulk uitnodigen via CSV.
3. Volg de 4 stappen.

Stap 1 — Download het voorbeeld-bestand

Klik op Download voorbeeld-CSV om een bestand met de juiste structuur te krijgen. Het bestand bevat 3 voorbeeldrijen die je vervangt door je eigen personeel.

Kolommen (in deze volgorde):

| Kolom | Verplicht | Voorbeeld | |---|---|---| | email | ✅ ja | tom@bedrijf.be | | firstName | ❌ | Tom | | lastName | ❌ | Lemmens | | role | ❌ (default: member) | admin / member | | jobTitle | ❌ | Zaakvoerder | | phone | ❌ | +32 470 12 34 56 | | street | ❌ | Stationsstraat 12 | | postalCode | ❌ | 2800 | | city | ❌ | Mechelen |

Lege cellen mogen — alleen email is verplicht. De rest komt in de handtekening van het lid zodra hij/zij de uitnodiging aanvaardt.

Stap 2 — Upload je CSV-bestand

Klik op het uploadveld en kies je bestand. Het systeem ondersteunt:

• UTF-8 met komma als scheidingsteken
• Maximaal 500 rijen per upload
• BOM (Excel) wordt automatisch herkend

Krijg je een foutmelding?

CSV-bestanden uit Excel, Numbers of LibreOffice gebruiken soms een ander encoding of scheidingsteken. De truc die altijd werkt:

1. Ga naar sheets.google.com en open een nieuw spreadsheet
2. Bestand → Importeren → upload je CSV → "Huidig blad vervangen"
3. Bestand → Downloaden → "Door komma's gescheiden waarden (.csv)"
4. Upload die nieuwe CSV in MailManagers — werkt altijd

Google Sheets normaliseert encoding en delimiter automatisch.

Stap 3 — Controleer de gegevens

Het systeem toont een tabel met alle rijen en per rij een status:

• ✅ Klaar — wordt verzonden
• ⚠️ Ongeldige e-mail — controleer typfouten
• ⚠️ Leeg — rij wordt overgeslagen

Rijen met problemen worden niet meegestuurd; je hoeft ze niet te repareren. Reeds-leden en openstaande uitnodigingen worden automatisch overgeslagen — geen dubbele mails.

Stap 4 — Bevestig en verstuur

Vink de GDPR-akkoord-checkbox aan: hiermee bevestig je dat je toestemming hebt van de personen om hun e-mailadres te gebruiken. Klik dan Verstuur X uitnodigingen.

Het systeem verwerkt de rijen één voor één en toont aan het einde een overzicht:

• Verstuurd: succesvolle uitnodigingen
• Overgeslagen: reeds-lid of openstaande invite
• Fouten: validatie- of mail-fouten met details

Wat de medewerker krijgt

Elke ontvanger krijgt een e-mail van MailManagers met:

• De naam van wie hen heeft uitgenodigd
• De naam van de organisatie
• Een knop om de uitnodiging te aanvaarden (link is 7 dagen geldig)

Bij aanvaarding krijgt het lid automatisch een handtekening op basis van jullie organisatie-template. Naam, functie, telefoon en adres uit de CSV worden meteen ingevuld — het lid hoeft niets handmatig te typen.

Seat-limiet

Je Team-plan bevat een aantal seats (default = 1, uitbreidbaar). Als je meer uitnodigingen stuurt dan beschikbare seats:

• Alle uitnodigingen worden wel verzonden
• Bij acceptatie wordt elke nieuwe leden actief tot het seat-limiet bereikt is
• Daarboven krijgen leden niet-actief status — net als bij downgrade van je plan
• Je kunt het seat-limiet verhogen in Account → Subscription

Veelgemaakte fouten

• "Kolom 'email' ontbreekt" — je CSV mist de header-rij of de eerste kolom heet niet "email". Gebruik het voorbeeld-CSV als basis.
• Vreemde tekens (é, ) in voorbeeld-tabel — encoding-probleem. Pas de Google Sheets-truc toe (zie boven).
• "Geen rijen om te verwerken" — alle rijen waren leeg of ongeldig. Open je CSV in Google Sheets om te kijken wat er staat.
• Uitnodiging niet ontvangen — check spamfolder. Mailadres mogelijk getypt fout. Je kunt op de uitnodigingen-pagina zien welke open staan.

Veiligheid

• Elke uitnodiging heeft een uniek signed token (7 dagen geldig)
• Tokens kunnen niet getransfeerd worden tussen e-mailadressen
• Alle bulk-acties zijn alleen toegankelijk voor org-admins/owners
• Een GDPR-bevestiging is verplicht voor verzending