1. Wie zijn we
MailManagers is een Belgische e-mail-handtekening-dienst, uitgegeven door Matixs.com BV. De Outlook add-in "MailManagers — Auto Signature" wordt onderhouden door hetzelfde team en is bedoeld om jouw zelf-aangemaakte e-mailhandtekening automatisch in te voegen in Microsoft Outlook (desktop, web en mobile).
2. Welke data verzamelt de add-in
- M365 access-token (SSO): bij het openen van de add-in vraagt de taskpane via
Office.context.auth.getAccessTokenAsync()een access-token van Microsoft 365. Dit token wordt naar onze server gestuurd om jouw e-mailadres via Microsoft Graph (/me) op te halen — uitsluitend om de match met jouw bestaande MailManagers-account te maken. Het token wordt na validatie niet bewaard. - MailManagers-sessietoken: na succesvolle match krijg je een MailManagers-sessietoken terug. Dat wordt opgeslagen in
Office.context.roamingSettings(gesynchroniseerd door Microsoft 365 tussen jouw apparaten) zodat je niet bij elke compose opnieuw moet inloggen. - Lijst signatures + actieve signature-HTML: deze worden opgehaald van
/api/extension/meen in hetzelfde sessietoken-geauthenticeerde request gerendered. Geen lokale cache buiten de Outlook-runtime.
3. Welke data verzamelt de add-in NIET
- De inhoud van jouw e-mails (vóór, tijdens of na verzending)
- De namen of e-mailadressen van personen aan wie je mailt
- Browse-geschiedenis, andere mails of agenda-items
- Analytics, advertentie-pixels of third-party trackers
- Telemetrie of usage-statistieken
4. Waar staat jouw data
- In jouw Microsoft 365-account (
roamingSettings) — verwijderbaar door de add-in uit Outlook te verwijderen. - Op de MailManagers-servers in Duitsland (Hetzner), waar je sowieso al data hebt staan om de service te gebruiken. Onderhevig aan de algemene MailManagers-privacy-policy.
5. Permissions die de add-in aanvraagt
ReadWriteMailbox(Office Add-in scope): nodig om viaOffice.context.mailbox.item.body.setSignatureAsync()jouw MailManagers-handtekening in plaats van Outlook's default-handtekening in te voegen bij nieuwe e-mails, antwoorden en doorsturen. De add-in leest de inhoud van jouw mails niet — alleen het toevoegen van de signature.profile,openid,email,User.Read(Microsoft Graph): alleen om jouw e-mailadres op te halen tijdens de eenmalige SSO-match. Geen toegang tot agenda, contacten, OneDrive of ander Microsoft 365-bestanden.
6. Hoe lang bewaren we data
Sessietoken in roamingSettings: 30 dagen, daarna automatisch verlopen en moet je opnieuw via SSO inloggen.
Server-side data (jouw signatures, account, etc.): zoals beschreven in onze algemene privacy-policy — onderworpen aan GDPR en Belgische wetgeving.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit van alle gegevens die we over jou bewaren. Mail daarvoor mail@mailmanagers.be.
8. Contact
Vragen over deze policy of over de add-in? Mail mail@mailmanagers.be of via mailmanagers.be.
Versie 1.0 — gepubliceerd 25 mei 2026.