Mehrere Mitglieder per CSV einladen

Für größere Organisationen ist das einzelne Einladen mühsam. Mit dem Bulk-Upload sendest du bis zu 500 Einladungen auf einmal — und die Signatur ist mit Name, Funktion und Kontaktdaten automatisch vorausgefüllt.

Wie es funktioniert

1. Gehe zu Organisation → wähle Organisation → Einladen.
2. Klicke oben rechts auf Massen-Einladung via CSV.
3. Folge den 4 Schritten.

Schritt 1 — Vorlage herunterladen

Klicke Beispiel-CSV herunterladen für eine Datei mit der richtigen Struktur. Die Datei enthält 3 Beispielzeilen, die du durch dein eigenes Personal ersetzt.

Spalten (in dieser Reihenfolge): email (erforderlich), firstName, lastName, role (admin/member), jobTitle, phone, street, postalCode, city.

Leere Zellen sind erlaubt — nur email ist Pflicht. Der Rest erscheint in der Signatur des Mitglieds, sobald es die Einladung annimmt.

Schritt 2 — CSV-Datei hochladen

Klicke auf das Upload-Feld. Max. 500 Zeilen, UTF-8 mit Komma als Trennzeichen.

Fehler beim Hochladen?

CSV-Dateien aus Excel, Numbers oder LibreOffice nutzen manchmal eine andere Kodierung oder ein anderes Trennzeichen. Der Trick der immer funktioniert:

1. Gehe auf sheets.google.com und öffne eine neue Tabelle
2. Datei → Importieren → lade deine CSV hoch → "Aktuelles Blatt ersetzen"
3. Datei → Herunterladen → "Kommagetrennte Werte (.csv)"
4. Lade diese neue CSV in MailManagers hoch — funktioniert garantiert

Google Sheets normalisiert Kodierung und Trennzeichen automatisch.

Schritt 3 — Daten prüfen

Das System zeigt eine Tabelle mit allen Zeilen und einem Status pro Zeile:

• ✅ Bereit — wird gesendet
• ⚠️ Ungültige E-Mail — Tippfehler prüfen
• ⚠️ Leer — Zeile übersprungen

Bestehende Mitglieder und offene Einladungen werden automatisch übersprungen — keine doppelten Mails.

Schritt 4 — Bestätigen und senden

Aktiviere die DSGVO-Zustimmungs-Checkbox: du bestätigst, dass du die Erlaubnis der Personen hast. Klicke dann auf X Einladungen senden.

Das System verarbeitet die Zeilen einzeln und zeigt am Ende eine Zusammenfassung.

Was das Mitglied bekommt

Jeder Empfänger erhält eine E-Mail von MailManagers mit Name des Einladers, Organisationsname und einem Button zur Annahme (Link 7 Tage gültig).

Bei Annahme bekommt das Mitglied automatisch eine Signatur basierend auf deiner Organisations-Vorlage — mit Name, Funktion, Telefon und Adresse aus der CSV bereits ausgefüllt.

Sitzplatzbegrenzung

Dein Team-Plan enthält eine Anzahl Sitzplätze. Wenn du mehr Einladungen sendest als verfügbare Sitzplätze, werden alle gesendet, aber Mitglieder über dem Limit werden inaktiv, bis du den Plan unter Konto → Abonnement aufstockst.

Häufige Fehler

• "Spalte 'email' fehlt" — verwende die Beispiel-CSV als Basis.
• Seltsame Zeichen in der Tabelle — Kodierungsproblem. Wende den Google-Sheets-Trick an.
• Einladung nicht erhalten — Spam-Ordner prüfen. E-Mail-Adresse möglicherweise falsch geschrieben.

Sicherheit

• Jede Einladung hat ein eindeutiges signiertes Token (7 Tage gültig)
• Nur Org-Admins/Owner können Bulk-Aktionen ausführen
• DSGVO-Bestätigung ist vor dem Senden Pflicht