Signatur auf dem Smartphone installieren

Viele Nutzer möchten ihre MailManagers-Signatur auch auf dem Handy. Mit dem QR-Code-Flow schicken wir deinen signierten Installationslink sicher vom Desktop aufs Mobilgerät, und du kannst ihn in deine Mail-App einfügen — ohne Datei, ohne Login.

So funktioniert's

1. Öffne deine Signatur unter Signaturen → wähle deine Signatur.
2. Klicke in der rechten Seitenleiste auf Auf Smartphone installieren.
3. Ein QR-Code erscheint (15 Minuten gültig).
4. Öffne die Kamera-App auf deinem Telefon und richte sie auf den QR-Code → tippe auf die Benachrichtigung.
5. Dein Telefon öffnet eine MailManagers-Seite mit einem großen „Signatur kopieren"-Button. Tippe ihn an.
6. Öffne deine Mail-App und folge den Schritten am Bildschirm für deine App.

Pro App

Apple Mail (iPhone / iPad)

1. Tippe Signatur kopieren auf der mobilen Seite.
2. Einstellungen → Apps → Mail → Signatur.
3. Wähle Pro Account und tippe ins Textfeld unter deinem Account.
4. Lange drücken → Einfügen → Einfügen und Stil anpassen (sonst verlierst du Formatierung und Bilder).
5. Teste, indem du eine neue E-Mail öffnest.

Gmail-App

Die mobile Gmail-App unterstützt nur Klartext-Signaturen — keine Bilder, keine Formatierung. Für die vollständige Signatur am Telefon zwei Optionen:

• Option A — Signatur am Desktop einrichten: in mail.google.com → Zahnrad → „Alle Einstellungen anzeigen" → Signatur → einfügen → speichern. Die Gmail-App auf deinem Telefon verwendet automatisch dieselbe Signatur beim Verfassen im Webview.
• Option B — Mobilen Browser nutzen: öffne mail.google.com in Safari/Chrome auf deinem Telefon und tippe auf „Desktop-Version". Dort kannst du wie am PC eine vollständige Signatur einfügen und speichern.

Outlook-App (iOS / Android)

1. Tippe Signatur kopieren.
2. Outlook-App → Profilbild oben links → Zahnrad → wähle deinen Account → Signatur.
3. Füge ein und speichere.
4. Wichtig: Outlook mobile unterstützt keine Bilder in Signaturen. Du siehst nur eine Textversion deiner Signatur. Für die vollständig formatierte Version: nutze Outlook Desktop oder Webmail.

Tipp: richte für unterwegs eine einfachere „Mobile"-Signatur (ohne Bilder) ein und behalte die vollständige Version für den Desktop.

Mobile-Version einrichten (empfohlen)

Standardmäßig wird auf deinem Telefon dieselbe Signatur installiert wie am Desktop. Aber du kannst eine separate Mobile-Version einrichten — so bekommt dein Telefon z.B. eine kompaktere Signatur oder eine ohne großes Banner.

Persönliche Mobile-Version (Stern)

1. Gehe zu Signaturen.
2. Erstelle über das ⋯ Menü eine Kopie deiner Haupt-Signatur (oder eine neue).
3. Gib der Kopie einen erkennbaren Namen (z.B. „Tom — mobile") und passe sie nach Bedarf an.
4. Öffne erneut das ⋯ Menü → klicke auf ★ Als Mobile-Version markieren. Die Signatur erhält ein gelbes „MOBILE-VERSION" Badge.
5. Bei QR-Installation wird nun automatisch diese Mobile-Version installiert, egal welche Signatur du öffnest.

Tipp: klicke auf das ✕ im Badge, um die Markierung schnell zu entfernen.

Banner auf Mobile ausblenden

Soll dein Banner nur am Desktop erscheinen, nicht am Telefon?

1. Öffne dein Banner über Banner → Banner wählen.
2. Aktiviere den Schalter „Auf Mobile ausblenden".
3. Bei QR-Installation wird das Banner automatisch ausgelassen.

Mobile-Version Banner-Bild (NEU)

Möchtest du ein separates Banner-Bild für schmale Bildschirme? Lade eines hoch:

1. Öffne dein Banner über Banner → Banner wählen.
2. Unter „Auf Mobile ausblenden" erscheint „Mobile-Versions-Bild (optional)".
3. Klicke „Klicken zum Mobile-Bild Upload" oder nutze „Desktop-Bild kopieren".
4. Empfohlenes Format: 360×120px PNG/JPG.

Empfänger sehen automatisch die richtige Version (mobile am Telefon, desktop am Computer).

Funktioniert in: Apple Mail, Gmail, Outlook web, Outlook Mac, Yahoo, Thunderbird. Funktioniert nicht in: Outlook Desktop Windows (Word-Engine unterstützt keine CSS Media Queries).

Für Organisationen: Mobile-Vorlage

Du bist Org-Admin? Du kannst eine Mobile-Vorlage einrichten, die für alle Teammitglieder gilt:

1. Gehe zu Organisation → wähle eine Vorlage.
2. Unten siehst du eine blaue Karte „Schnellaktion: Mobile-Version erstellen".
3. Klicke auf Als Mobile-Version kopieren → eine Kopie wird automatisch erstellt und als Mobile-Vorlage markiert.
4. Passe die Mobile-Vorlage nach Bedarf an (Banner ausblenden, kürzerer Disclaimer, etc.).
5. Bei QR-Installation bekommt jedes Teammitglied automatisch eine Signatur basierend auf dieser Mobile-Vorlage — mit seinen eigenen Kontaktdaten.

Pro Organisation kann es nur eine Mobile-Vorlage geben. Nur Org-Admin/Owner kann diese Markierung setzen.

Sicherheit

• Der QR-Code enthält ein signiertes Token, gültig für 15 Minuten.
• Das Token ist an dein Konto und an diese spezifische Signatur gebunden — niemand anders kann es verwenden.
• Auf dem Telefon ist kein Login nötig: das Token übernimmt die Authentifizierung.
• Code abgelaufen, bevor du fertig warst? Klicke auf Neuen Code erstellen im Modal.

Pro Nutzer, nicht pro Organisation

In einer Organisation hat jedes Mitglied eine eigene Signatur. Jeder scannt also den QR-Code von seiner eigenen Signaturseite — nicht von der des Admins. So bekommt jeder Nutzer seinen eigenen Namen, seine Funktion und Kontaktdaten korrekt auf sein Handy.

Häufige Fehler

• „Der QR-Code funktioniert nicht mehr" — Codes laufen nach 15 Minuten ab. Klicke auf Neuen Code erstellen.
• „Eingefügter Text hat keine Formatierung in Apple Mail" — verwende Einfügen und Stil anpassen (nicht einfaches Einfügen).
• „In der Gmail-App sehe ich nur Text, keine Bilder" — das ist eine Gmail-Einschränkung. Richte die Signatur über mail.google.com am Desktop ein.
• „In der Outlook-App sehe ich kein Logo" — Outlook mobile unterstützt keine Bilder in Signaturen. Nutze die Desktop- oder Web-Version für visuelle Signaturen.